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把紙本發票和單據變成表格:AI 擷取、核對、匯出

用 AI 把單據照片轉成固定欄位的資料,再用程式核對金額,錯誤的單據交給人處理,最後匯入試算表。
1 小時
5 步
免費版可試;量大時用 API,幾元台幣可處理多張
編
AI 有解編輯部
最後更新 2026 年 11 月 5 日・CC BY 4.0
用到的工具
Claude API
Python
Google 試算表
單據輸入是最典型的重複工作,也是最不能出錯的工作。正確的設計不是相信 AI 的輸出,而是讓 AI 擷取、讓程式核對、讓人處理例外。
你需要準備
•
20 張真實單據當測試樣本,包含模糊和手寫的
•
想要的欄位清單
•
少量單據可以用聊天工具,大量處理要用 API,先看〈用 API 做自己的 AI 應用:金鑰、費用控制、第一支程式〉
進度 0/5
1

定好欄位

先和會計確認要哪些欄位,名稱和格式都要固定:
欄位
格式
範例
日期
YYYY-MM-DD
2026-10-31
發票號碼
2 碼英文加 8 碼數字
AB12345678
賣方統編
8 碼數字
12345678
銷售額
整數
1000
稅額
整數
50
總計
整數
1050
台灣的發票常用民國年,要在提示裡說明轉換規則。
2

寫擷取提示

文字
請從這張單據擷取資料,只輸出 JSON,欄位如下: date, invoice_no, seller_tax_id, sales, tax, total, confidence。 規則: 1. 民國年要轉成西元,例如 115 年是 2026 年 2. 金額只保留數字 3. 看不清楚或沒有的欄位填 null,絕對不要猜 4. confidence 填 high、medium 或 low
先用聊天工具測 20 張,和人工答案比對,修到滿意再自動化。
3

用程式核對

AI 擷取完,用程式檢查,下面這段就是核對規則:
Python
import re def check(row): problems = [] if not re.fullmatch(r"[A-Z]{2}\d{8}", row.get("invoice_no") or ""): problems.append("發票號碼格式不對") if not re.fullmatch(r"\d{8}", row.get("seller_tax_id") or ""): problems.append("統編格式不對") amounts = [row.get("sales"), row.get("tax"), row.get("total")] if None in amounts: problems.append("金額有缺") elif amounts[0] + amounts[1] != amounts[2]: problems.append("銷售額加稅額不等於總計") if row.get("confidence") != "high": problems.append("信心不足") return problems good = {"invoice_no": "AB12345678", "seller_tax_id": "12345678", "sales": 1000, "tax": 50, "total": 1050, "confidence": "high"} bad = {"invoice_no": "AB1234", "seller_tax_id": None, "sales": 1000, "tax": 50, "total": 1060, "confidence": "low"} print(check(good)) print(check(bad))
有問題的單據不要自動修正,一律放到「待人工確認」清單。另外用發票號碼和金額檢查是否重複。
4

存檔與匯出

檢查通過的資料存成 CSV 或寫入試算表,每筆都要記下原始圖片的檔名,之後才查得到。
文字
檔名規則:2026-10-31_AB12345678.jpg
5

抽查

上線前幾週,每天隨機抽 10% 由人比對。錯誤率穩定後可以降低抽查比例,但不要變成零。換了單據格式或模型版本時,要重新測試。
注意
記帳和報稅的最終責任在公司與會計人員。單據含有商業資訊與個資,要使用允許商業處理的方案,並依法保存原始憑證,不能因為轉成電子資料就丟掉。
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下一步
•
想排程處理信箱裡的單據,看〈用 n8n 串 AI 自動化:每天自動整理新聞寄給你〉。
•
想分析費用,看〈丟 Excel 給 AI 做分析:清理、圖表、檢查結果〉。
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